La présente politique explique comment LBN Communications recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels traités au moyen de LBN SignFlow. Elle a été rédigée à partir du fonctionnement réel du Service à la date de publication. Les éléments qui restent à confirmer avant l'ouverture commerciale sont signalés comme tels.
1. Qui exploite LBN SignFlow
LBN SignFlow (lbnsignflow.com) est exploité par LBN Communications (site : lbnalome.ca). Les courriels automatiques sont envoyés depuis no-reply@lbnsignflow.com. LBN Communications est responsable des renseignements personnels des titulaires de compte et des visiteurs du site. Pour les documents et les renseignements des signataires qu'un client dépose dans le Service, LBN Communications agit pour le compte de ce client, qui demeure responsable du contenu de ses documents et de la licéité de leur traitement.
Responsable de la protection des renseignements personnels. Les demandes peuvent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de LBN Communications, à info@lbnalome.ca. (Le titre et les coordonnées de cette personne seront publiés ici avant l'ouverture commerciale.)
2. Renseignements recueillis
| Catégorie | Renseignements | Source |
|---|---|---|
| Compte | Nom, adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme hachée seulement), langue, secret d'authentification multifacteur (chiffré), date de vérification du courriel | La personne qui crée le compte |
| Organisation | Nom et type de l'organisation, membres et rôles, forfait | Le propriétaire de l'organisation |
| Signataires | Prénom, nom, adresse courriel et langue saisis par l'expéditeur ; image de la signature tracée et tracé horodaté ; date et heure d'ouverture, de signature ou de refus ; motif de refus ; appareil (déduit du navigateur) ; agent utilisateur ; empreinte de l'adresse IP | L'expéditeur, puis le signataire |
| Documents | Contenu des PDF déposés, qui peut contenir des renseignements personnels choisis par l'expéditeur | L'expéditeur |
| Journaux | Connexions réussies et échouées (adresse courriel saisie en cas d'échec), événements de chaque demande, actions sur les comptes et organisations, empreinte de l'adresse IP | Le Service |
| Données techniques | Témoins de session et de sécurité (voir la Politique des témoins), sessions actives et dernière activité | Le Service |
| Facturation | Forfait, cycle, historique des paiements et numéros de facture | Le Service |
| Contact et soutien | Nom, adresse courriel et message envoyés par le formulaire de contact ou de soutien | La personne qui écrit |
Les adresses IP ne sont pas conservées en clair : seule une empreinte cryptographique (HMAC-SHA-256) est enregistrée, afin de pouvoir établir qu'une même source est intervenue sans conserver l'adresse elle-même.
Facturation. Les paiements en ligne ne sont pas encore activés. Lorsqu'ils le seront, les données de carte seront traitées directement par le prestataire de paiement retenu ; LBN Communications ne conservera pas les numéros de carte.
3. Finalités
Les renseignements sont utilisés pour :
- créer et sécuriser les comptes, et authentifier les utilisateurs ;
- préparer, envoyer et faire signer les documents, et informer les personnes concernées de l'état des demandes ;
- constituer le dossier de preuve qui établit qui a signé, quand, sur quelle version et avec quel consentement ;
- gérer les organisations, les forfaits, les quotas et la facturation ;
- répondre aux demandes de soutien ;
- détecter et prévenir la fraude, les accès non autorisés et les incidents de sécurité ;
- respecter nos obligations légales.
Les renseignements ne sont pas vendus, ni utilisés à des fins de publicité ciblée, ni utilisés pour établir des profils.
4. Fondements et consentement
Le traitement repose sur le consentement des personnes, recueilli lors de l'inscription et lors de la signature, et sur la nécessité de fournir le Service demandé. Lorsque l'expéditeur fournit les renseignements d'un signataire, il déclare être autorisé à les communiquer pour l'envoi du document. Au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, encadre ce traitement ; la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) peut s'appliquer à certaines activités hors Québec ou interprovinciales.
5. Données des comptes
Les données des comptes servent à l'authentification, à la communication avec le titulaire et à la gestion de l'organisation. Le mot de passe n'est jamais conservé en clair. Les membres d'une organisation voient le nom et l'adresse courriel des autres membres.
6. Données des signataires
Les données des signataires sont visibles par les membres de l'organisation expéditrice. Le signataire n'a pas besoin de compte. Son lien personnel n'est conservé que sous forme hachée ; il expire après la durée fixée par l'expéditeur. Après une correction de nom, le nom indiqué au moment de la signature reste enregistré dans le dossier de preuve.
7. Informations contenues dans les documents
Les documents sont chiffrés au repos et stockés sur un espace privé, inaccessible directement par le Web. Le personnel de LBN Communications n'ouvre pas le contenu des documents des clients ; l'outil d'administration n'affiche que des métadonnées (référence, statut, nombre de signataires). Un accès exceptionnel ne peut avoir lieu qu'à la demande écrite du client, pour une obligation légale ou pour traiter un incident de sécurité, et il est journalisé.
8. Journaux de connexion
Les journaux de connexion et d'activité servent à la sécurité, à la détection des abus et à la preuve. Ils contiennent la date, l'action, le compte concerné et l'empreinte de l'adresse IP.
9. Données techniques
Le site n'utilise ni outil d'analyse d'audience, ni publicité, ni police ou script chargé depuis un service tiers. Les seuls témoins utilisés sont décrits dans la Politique des témoins.
10. Renseignements de facturation
Voir la section 2. Pendant la période de préparation, les paiements sont simulés et aucune donnée de carte n'est recueillie.
11. Fournisseurs de services
| Fournisseur | Rôle | Lieu | État |
|---|---|---|---|
| Contabo (centre de données de Carlstadt) | Serveur de l'application, base de données, documents chiffrés, sauvegardes locales | New Jersey, États-Unis | En service (bêta privée) |
| Cloudflare, Inc. | Gestion DNS, acheminement et protection du trafic Web (HTTPS) ; ne conserve pas les documents | Réseau mondial, siège aux États-Unis | En service dès l'activation des domaines |
| WHC Online Solutions Inc. | Registraire des domaines ; messagerie (invitations, rappels, codes, avis) | Montréal, Québec, Canada | En service |
| Prestataire de paiement (Stripe est envisagé) | Paiements et abonnements | - | Non activé |
Chaque fournisseur est lié par ses conditions de service et, au besoin, par une entente qui l'oblige à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour le service rendu.
12. Communication et transferts
Les renseignements ne sont communiqués qu'aux personnes concernées par une demande de signature (l'expéditeur, les membres autorisés de son organisation et les signataires, pour ce qui les concerne), aux fournisseurs de la section 11 et aux autorités lorsque la loi l'exige. Les renseignements sont hébergés à l'extérieur du Québec, aux États-Unis (section 13). Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée avant cette communication, comme l'exige la loi québécoise ; elle tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité, des mesures de protection et du régime juridique applicable. Les renseignements hébergés aux États-Unis peuvent être soumis aux lois de ce pays, notamment aux demandes d'accès des autorités.
13. Lieux d'hébergement
Les données de production (comptes, demandes, documents, dossiers de preuve et journaux) sont hébergées sur un serveur privé virtuel de Contabo situé à Carlstadt (New Jersey, États-Unis). Les documents et les signatures y sont chiffrés au repos, et l'accès au serveur est restreint. Les sauvegardes sont signées et conservées sur ce serveur ; une copie externe chiffrée est prévue. Les courriels transitent par les serveurs de WHC à Montréal (Québec). Pendant la bêta privée, seules des données fictives doivent être utilisées.
14. Mesures de sécurité
- Documents et images de signature chiffrés au repos (AES-256) sur un espace de stockage privé, sans écrasement possible des originaux.
- Empreinte SHA-256 de chaque document, vérifiée avant chaque signature, et contrôle d'intégrité des documents signés.
- Liens de signature, codes à usage unique et jetons d'invitation conservés uniquement sous forme hachée, avec expiration et limitation des tentatives.
- Authentification multifacteur offerte, limitation des tentatives de connexion, sessions protégées.
- Isolation stricte des données entre organisations et contrôle des accès selon le rôle.
- Journalisation des événements.
Aucune mesure ne supprime totalement le risque. LBN Communications ne revendique aucune certification de sécurité à ce jour.
15. Durées de conservation
Les durées sont détaillées dans la Politique de conservation des données.
16. Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :
- demander l'accès aux renseignements personnels vous concernant ;
- en demander la rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
- retirer votre consentement, sous réserve des conséquences sur le Service ;
- demander la cessation de la diffusion ou la désindexation, lorsque la loi le prévoit ;
- demander la portabilité de vos renseignements informatisés, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque ce droit est en vigueur ;
- déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou, selon le cas, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
17. Demandes d'accès
Écrivez à info@lbnalome.ca en précisant votre demande. Nous pourrons vérifier votre identité. Nous répondons par écrit dans les trente jours suivant la réception de la demande.
18. Demandes de rectification
Le titulaire d'un compte peut corriger son nom et son adresse courriel dans son profil. Un signataire peut demander à l'expéditeur, ou à nous, la correction de son nom ; la correction est journalisée et, si le document est déjà signé, elle fait l'objet d'un document rectificatif sans modifier le document signé.
19. Demandes de suppression
Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements. Nous y donnons suite lorsque la loi le permet. Les documents signés, les dossiers de preuve et les journaux nécessaires à la preuve d'une signature peuvent devoir être conservés pour la durée prévue à la Politique de conservation, notamment lorsque l'expéditeur ou un autre signataire doit pouvoir établir l'engagement.
20. Incidents de confidentialité
En cas d'incident de confidentialité, LBN Communications prend des mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, elle avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, conformément à la loi, et tient un registre des incidents.
21. Témoins et technologies de suivi
Voir la Politique des témoins. Aucune technologie de suivi publicitaire ou analytique n'est utilisée.
22. Modifications
Chaque version de la présente politique est numérotée, datée et conservée. Les modifications importantes sont annoncées dans le Service ou par courriel avant leur entrée en vigueur.
23. Contact
LBN Communications Protection des renseignements personnels et demandes d'accès : info@lbnalome.ca Soutien : support@lbnalome.ca
Versions conservées : 1.2 (en vigueur) · 1.1 · 1.0