La présente politique précise combien de temps LBN SignFlow conserve chaque catégorie de données, à partir de quand le délai court, et comment les données sont supprimées ou anonymisées. Elle complète la Politique de confidentialité.
1. Principes
- Intégrité. Un document original déposé, un document signé et un dossier de preuve ne sont jamais modifiés. Toute correction produit un nouveau document distinct (nouvelle version ou document rectificatif) ; l'ancien est conservé.
- Traçabilité. Les preuves nécessaires pour établir qui a signé, quand, sur quelle version et avec quel consentement sont conservées aussi longtemps que le document signé.
- Pas de suppression automatique des documents signés. Aucun document susceptible d'être soumis à une obligation légale de conservation n'est supprimé automatiquement. La suppression d'un document signé intervient sur demande du client ou à l'échéance confirmée avec lui.
- Minimisation. Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées.
2. Paramètres à confirmer
Les durées ci-dessous sont des paramètres proposés. Sauf mention contraire, elles ne découlent pas d'une obligation légale établie ; elles seront confirmées avant l'ouverture commerciale. La durée de conservation des documents signés dépend surtout des obligations propres au client et à la nature de ses documents (par exemple fiscales, comptables ou contractuelles) : le client demeure responsable de les respecter.
3. Tableau de conservation
| Catégorie | Nature des données | Finalité | Durée proposée | Point de départ | Responsable | Méthode de suppression | Exceptions |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Documents déposés (originaux) | PDF tel que déposé, chiffré | Preuve du document soumis | Même durée que le document signé ; brouillons jamais envoyés : 90 jours | Fin de la demande ; création du brouillon | Client (choix) et LBN (exécution) | Effacement du fichier chiffré et de ses copies de travail | Litige, demande d'une autorité, obligation légale du client |
| Documents signés | PDF final de chaque version | Preuve de l'engagement | 10 ans | Date de la dernière signature | Client | Effacement sur demande du client ou à l'échéance confirmée | Idem |
| Versions originales et rectifiées | Chaque version et son PDF signé | Traçabilité des modifications | Même durée que le document signé | Date de la dernière signature | Client | Effacement avec la demande | Idem |
| Documents rectificatifs et consolidés | PDF produits par le Service | Traçabilité des corrections | Même durée que le document signé | Date de production | Client | Effacement avec la demande | Idem |
| Dossiers de preuve | PDF de preuve, journal des événements, empreintes | Preuve de la signature | Même durée que le document signé | Date de production | LBN | Effacement avec la demande | Idem |
| Images et tracés de signature | Image chiffrée, tracé horodaté | Preuve de la signature | Même durée que le document signé | Date de signature | LBN | Effacement avec la demande | Idem |
| Liens de signature et codes | Hachages, dates d'expiration | Accès sécurisé | Révoqués à l'expiration, à l'annulation ou à la fin de la demande | Émission | LBN | Mise à zéro du hachage | Aucune |
| Journaux d'activité et de connexion | Actions, dates, empreinte IP | Sécurité, prévention de la fraude | 2 ans | Date de l'événement | LBN | Suppression ou anonymisation | Enquête de sécurité en cours |
| Comptes utilisateurs | Nom, courriel, paramètres | Fourniture du Service | Durée du compte, puis 90 jours | Fermeture du compte | Titulaire et LBN | Suppression ; anonymisation du nom dans les journaux conservés | Documents signés encore conservés pour l'organisation |
| Organisations | Nom, membres, forfait | Fourniture du Service | Durée de l'organisation, puis 90 jours | Fermeture | Propriétaire et LBN | Suppression | Idem |
| Facturation | Factures, paiements, abonnements | Obligations fiscales et comptables | 6 ans après la fin de l'exercice concerné (durée usuelle des lois fiscales, à confirmer) | Fin de l'exercice | LBN | Suppression | Vérification fiscale en cours |
| Messages de soutien et de contact | Nom, courriel, message | Répondre aux demandes | 2 ans | Fermeture du ticket | LBN | Suppression | Litige |
| Sauvegardes | Copies chiffrées de la base et des fichiers | Restauration après incident | 35 jours, en rotation | Date de la sauvegarde | LBN | Expiration et écrasement de la sauvegarde | Aucune |
| Aperçus de pages | Images des pages, chiffrées | Affichage | Même durée que le document | Création | LBN | Effacement avec le document | Aucune |
4. Archives
Un client peut archiver une demande terminée. L'archivage retire la demande de la liste courante sans modifier ni supprimer les documents ; les liens de signature restants sont révoqués. Les archives restent consultables et téléchargeables par les membres autorisés.
5. Suppression et anonymisation
La suppression vise le fichier chiffré, ses copies de travail et ses aperçus. Les sauvegardes qui contiennent encore le fichier expirent selon leur rotation. Lorsqu'une trace doit être conservée pour la sécurité ou la preuve, les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires sont anonymisés (par exemple, remplacement du nom par un identifiant).
6. Restauration
Les sauvegardes servent uniquement à rétablir le Service après un incident. Une restauration ne réactive pas une donnée dont la suppression a été demandée : la suppression est appliquée de nouveau après la restauration.
7. Demande de suppression
- Écrire à support@lbnalome.ca depuis l'adresse du compte, en précisant les demandes ou les données visées.
- Vérification de l'identité et des droits du demandeur (pour les documents d'une organisation, la demande doit venir de son propriétaire ou d'un administrateur).
- Vérification des exceptions : documents dont un autre signataire peut avoir besoin, litige, obligation légale.
- Réponse écrite dans les trente jours, avec la liste des données supprimées et, le cas échéant, des données conservées et de la raison.
8. État de mise en œuvre
À la date de publication, aucune suppression automatique n'est programmée dans le Service : toutes les données sont conservées. Les traitements automatiques de suppression et d'anonymisation décrits ci-dessus seront activés et testés avant l'ouverture commerciale.
9. Contact
info@lbnalome.ca - support@lbnalome.ca
Versions conservées : 1.0 (en vigueur)